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Reisekostenrecht 2014: Das sollten Sie wissen

Seit 1. Januar 2014 gilt ein neues Recht für Reisekosten. Daraus ergeben sich neue Regeln und Pauschbeträge für Geschäftsreisende und Pendler.

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Reisekostenrecht 2014: Das sollten Sie wissen

Seit 2014 können Berufstätige leichter zwischen Dienstfahrt und Pendeln unterscheiden. Außerdem: Wer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht, darf sich über höhere Verpflegungspauschalen freuen.

Die wichtigsten Fakten zum neuen Reisekostenrecht sowie die Gewinner und Verlierer der neuen Regeln erfahren Sie hier:

"Regelmäßige Arbeitsstätte" wird zur "ersten Tätigkeitsstätte"

Eine wichtige Neuerung ist die Umbenennung des steuerlichen Fachbegriffs: Was früher die "regelmäßige Arbeitsstätte" war, heißt ab 1. Januar 2014 "erste Tätigkeitsstätte".

Die alte Formulierung ließ viel Raum für Interpretationen. Ganz besonders bei Arbeitnehmern, die in verschiedenen Geschäftsstellen arbeiten. Dazu gehört zum Beispiel eine Verkäuferin, die in Frankfurt lebt und dort in zwei Supermarkt-Filialen beschäftigt ist: Welche Filiale ist ihre regelmäßige Arbeitsstätte?

Ganz schwierig wurde es, wenn die Verkäuferin in beiden Filialen gleich viel arbeitete, beispielsweise jeweils zwei Tage in der Woche. In so einem Fall hatte sie überhaupt keine regelmäßige Arbeitsstätte. Das heißt: Sie konnte jede einzelne Hin- und Rückfahrt zur Arbeit als Dienstfahrt abrechnen, also mit 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer von ihrer Wohnung zu ihrem Arbeitsort und zurück. Zwei Fahrten waren das pro Tag, aber damit ist seit 2014 Schluss.

Die neue Regel sagt: Der Arbeitgeber legt im Arbeitsvertrag fest, welches die erste Tätigkeitsstätte ist.

Wenn nicht, kommt das Finanzamt ins Spiel: Wo arbeitet die Verkäuferin quantitativ mehr? Arbeitet sie überall gleich viel, rechnet der Finanzbeamte einfach nach: Die Filiale, die am kürzesten von ihrer Wohnung entfernt ist, wird dann als erste Tätigkeitsstätte gewertet. Die Verkäuferin kann die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Pendlerpauschale (30 Cent pro Kilometer einer einfachen Fahrt) absetzen und die zur zweiten über die Dienstreisepauschale (30 Cent pro Kilometer für die Hin- und die Rückfahrt).

Verpflegungspauschbeträge: Mehr Geld für kurze Auswärtstätigkeit

Wer im Auftrag seines Arbeitgebers auf Reisen geht, darf sich künftig über höhere Verpflegungspauschalen freuen: Für eine Dienstreise, die mehr als acht Stunden dauert, können Arbeitnehmer ab 1. Januar 2014  pauschal zwölf Euro von der Steuer absetzen. 

Eine weitere Neuerung und gleichzeitig eine echte Verbesserung für Arbeitnehmer: Der Fiskus gewährt pro An- und Abreisetag generell zwölf Euro, unabhängig von der Dauer der Reise an diesen Tagen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Artikel Verpflegungsmehraufwand – was ist das?.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick

  • Arbeitnehmer haben pro Angestelltenverhältnis eine einzige "erste Tätigkeitsstätte". Die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte werden über die Pendlerpauschale abgesetzt. Alle weiteren Fahrten sind als Dienstfahrt absetzbar.
  • Der Arbeitgeber legt vertraglich die "erste Tätigkeitsstätte" fest. Zum Beispiel bei Filialleitern. Dann spielt es keine Rolle, ob der Filialleiter in seiner ersten Tätigkeitsstätte – zum Beispiel der Firmenzentrale – weniger Zeit verbringt als in den Filialen.
  • Die "erste Tätigkeitsstätte" ist im Allgemeinen eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers. Das muss nicht das Unternehmen des Arbeitgebers selbst sein, sondern kann sich auch um folgende Arbeitsorte handeln:

    • die ortsfeste Einrichtung eines verbundenen Unternehmens (z. B. Tochterunternehmen),
    • ein vom Arbeitgeber bestimmtes Fremdunternehmen (z. B. bei Leiharbeit),
    • eine Bildungseinrichtung, die ein Arbeitnehmer für eine Bildungsmaßnahme besucht.

  • Die Verpflegungspauschbeträge sind vereinheitlicht und dadurch auch erhöht worden. 

Übrigens:

Bis Ende 2013 setzen sie ihre Reisekosten noch nach altem Recht ab. In der Steuererklärung 2014, 2015 und 2016 etc. rechnen Sie mit dem neuen Reisekostenrecht.

Sie haben Fragen dazu? Die VLH und seine Beraterinnen und Berater unterstützen Sie gerne. Hier geht es zu unserer Beratersuche.

Verlierer des neuen Reisekostenrechts

Die Verkäuferin in unserem Beispiel oben gehört zu den Verlierern des neuen Reisekostenrechts. Sie muss jetzt ihre Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte einfach abrechnen statt doppelt. Genauso ergeht es Zeitarbeitern. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Zeitarbeit und Leiharbeit: Diese Kosten können Sie absetzen.

Weniger Steuervorteile haben außerdem alle Arbeitnehmer, die jeden Tag zum Betrieb ihres Chefs fahren und von dort mit einem Betriebsfahrzeug weiter zum Arbeitsort. Handwerker, Bus- und Lkw-Fahrer gehören dazu. Sie können ihre Fahrten zum Handwerksbetrieb oder zur Buszentrale ab dem 1. Januar 2014 nur noch über die Pendlerpauschale abrechnen. Früher erhielten sie die doppelte Steuervergünstigung.

Gewinner des neuen Reisekostenrechts

In manchen Fällen gehört eine Verkäuferin, die in zwei Filialen arbeitet, auch zu den Gewinnern des neuen Reisekostenrechts: Nehmen wir an, die Verkäuferin wohnt in Frankfurt und die erste Filiale ist in Aschaffenburg, die zweite in Hanau. Jetzt kann der Arbeitgeber vertraglich festlegen, dass die nahe gelegene Filiale in Hanau ihre erste Tätigkeitsstätte ist - auch wenn sie dort seltener arbeitet, als in Aschaffenburg. Dann gilt jede Fahrt zur weiter entfernten Filiale in Aschaffenburg als Dienstreise – so lässt sich steuerlich mehr absetzen. 

Zu den Gewinnern des neuen Reisekostenrechts gehören auch Angestellte, die an mehr als zwei Orten arbeiten. Sie können ihre verschiedenen Fahrten künftig sowohl über die Pendlerpauschale – nämlich die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte – als auch über die Dienstreisepauschale – also die Fahrten zum zweiten oder dritten Arbeitsort – abrechnen. Und sie alle können mit ihrem Arbeitgeber besprechen, was für sie steuerlich günstiger ist.

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