Incentive Reisen versteuern: So geht‘s

Hanno hat ein sehr erfolgreiches Berufsjahr hinter sich. Seine Chefin ist begeistert und möchte Hanno für seine Leistung belohnen – mit einer Incentive Reise nach New York. Hanno freut sich natürlich sehr über dieses besondere Dankeschön.

Incentive Reisen sind Belohnungen für erbrachte Leistung

Der Begriff Incentive stammt aus dem Englischen und bedeutete so viel wie Anreiz, Bonus oder Motivation. Name ist Programm: Mit Incentive Reisen möchten Arbeitgeber/innen ihre Mitarbeiter/innen für eine erbrachte Leistung belohnen und die Motivation steigern. Auch Teamgeist und Identifikation mit dem Unternehmen sollen durch den Kurzurlaub gestärkt werden. Die Reise selbst hat – im Gegensatz zu einer klassischen Dienstreise – einen freizeitorientierten Charakter, dient also allgemein touristischen Interessen.

Verschiedene Anbieter/innen haben sich auf Incentive Reisen spezialisiert. So können Beschäftigte zum Beispiel für 2.999 Euro und mehr für drei Tage nach Lappland um dort Schneemobil und Eisbrecher zu fahren. Beliebt sind auch Städtetrips in europäische Metropolen, zum Beispiel zwei Nächte in Amsterdam mit Segwaytour und Segelregatta für 899 Euro pro Person.

Incentive Reisen sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn

Hanno fliegt also nach New York und übernachtet im 4-Sterne-Hotel. Das Rahmenprogramm verspricht viel Spaß für ihn und seine Kollegen und Kolleginnen. Denn neben einem Helikopterflug über Manhattan, steht eine Stadtführung, eine Tour zur Freiheitsstatue und leckeres Essen auf dem Programm. Beim Preis – 2.500 Euro für drei Nächte – muss Hanno dann aber doch kurz schlucken. Er fragt sich, ob er die Incentive Reise versteuern muss.

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Denn es kommt auf die individuellen Umstände an. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass Incentive Reisen als Entlohnung einer erbrachten Leistung angesehen werden und somit als geldwerter Vorteil steuerpflichtiger Arbeitslohn sind. Neben der Lohnsteuer werden also auch Beiträge zur Sozialversicherung fällig. Es gibt allerdings drei Ausnahmen. So wird die Incentive Reise steuerfrei:

1. Pauschale Versteuerung der Incentive Reise durch den Arbeitgeber

Hanno kann immerhin zum Teil aufatmen. Seine Chefin übernimmt die pauschale Besteuerung in Höhe von 30 Prozent – somit fallen für Hanno keine Steuern an. Denn für Hanno wie für alle anderen Arbeitnehmer/innen gilt: Gewährt der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin eine pauschalbesteuerte Sachzuwendung, zählt dies nicht als Arbeitslohn und ist somit steuerfrei. Einen kleinen Haken hat die Zuwendung dennoch: Trotz Pauschalbesteuerung fallen Sozialversicherungsbeiträge an, da die Sachzuwendung zum Arbeitsentgelt zählt.

2. Eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers bei der Incentive Reise

Nehmen wir nun an, Hanno würde mit Kunden seiner Chefin nach New York fliegen. Vor Ort würde er – im Auftrag seiner Arbeitgeberin – die Kunden betreuen. Ist das der Fall, liegt ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vor. Mit der Konsequenz, dass die Incentive Reise für den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Das hat auch der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil vom 16.10.2013 (Aktenzeichen VI R 78/12) bestätigt. Werden im Rahmen einer Reise Kunden oder Kundinnen betreut, fehle der Entlohnungscharakter. Damit entstehe auch kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, so die Richter/innen aus München.

3. Gemischt veranlasste Incentive Reisen

Ist die Reise eine Mischform aus Dienstreise und Incentive Reise, ist grundsätzlich eine Aufteilung in „Zuwendung im betrieblichen Eigeninteresse“ und „Sachzuwendung an den Mitarbeiter“ möglich. Sprich: Der dienstliche Teil der Reise bleibt steuerfrei, für den freizeitorientierten Teil der Reise fallen Steuern und Sozialabgaben an.

Der BFH legte in einem Urteil vom 18.08.2003 (Aktenzeichen VI R 32/03) folgendes Vorgehen fest:

1. Bei einer gemischt veranlassten Reise müssen zuerst die Kosten aufgeteilt werden, die sich „leicht und eindeutig dem betriebsfunktionalen Bereich und dem Bereich, der sich als geldwerter Vorteil darstellt, zuordnen lassen“, so die Richter/innen.
    
2. Die danach verbleibenden Kosten – also alle Kosten, die man nicht klar einem der beiden Bereiche zuordnen kann – sind im Zuge einer sachgerechten Schätzung aufzuteilen.

Bei Freikarten für Theater, Konzert oder Sportveranstaltung gelten die gleichen Regeln

Im Kleinen gelten übrigens die gleichen Regeln: Gibt es vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin Freikarten für sportliche oder kulturelle Veranstaltungen, sind das grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtige Sachzuwendungen. Aber auch in diesem Fall kann der/die Arbeitgeber/in die Pauschalierung nutzen und die Freikarten pauschal mit 30 Prozent versteuern. Somit bleiben die Freikarten für den/die Arbeitnehmer/in steuerfrei.

Im Falle von Freikarten kann gegebenenfalls auch die Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 Euro greifen. Ist der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin ein Theater oder Sportverein, kann auch der sogenannte Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro pro Jahr infrage kommen. Deshalb ist es wichtig, den Fall individuell zu prüfen.