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Aufbewahrungspflicht: Welche Unterlagen muss ich aufheben?

In der Regel müssen Privatpersonen Rechnungen nicht archivieren. Nachweise für beispielsweise die Rente oder Versicherungen hingegen schon. Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen.

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Aufbewahrungspflicht: Welche Unterlagen muss ich aufheben?

Jeder Deutsche hat im Schnitt sieben Ordner mit unzähligen Rechnungen, Quittungen, Nachweisen und Verträgen bei sich Zuhause stehen. Das ist das Ergebnis einer Umfrage des Hightech-Verbands BITKOM. Dabei müssen Privatpersonen in der Regel vieles davon gar nicht archivieren. Es gibt aber auch Unterlagen, die Sie Ihr Leben lang aufbewahren sollten.

Welche Unterlagen muss ich unbedingt für die Rente aufbewahren?

Heften Sie alles ab, was die eigene Rente betrifft – das sind oft Unterlagen, die auf den ersten Blick gar nichts mit der Rente zu tun haben: Dazu gehören Nachweise über die Berufsausbildung wie beispielsweise ein Lehrvertrag oder eine Studienbescheinigung, über den Bezug von Sozialleistungen wie Kranken- oder Arbeitslosengeld und zu den zurückgelegten Versicherungszeiten. Das heißt: Sie sollten möglichst lückenlos Ihren Ausbildungs- und Berufsweg aufzeigen können. Falls die Rentenversicherung nicht alle Daten von Ihnen gespeichert hat, sind Sie so auf der sicheren Seite.

Was ist mit Versicherungspolicen?

Auch Versicherungspolicen dürfen vorerst nicht ins Altpapier wandern. Egal ob es um die Hausrat- oder die Lebensversicherung geht, es empfiehlt sich, diese Unterlagen grundsätzlich für die Dauer des Vertrages aufzubewahren. Die Faustregel: So lange der Versicherungsschutz besteht, dürfen die Unterlagen nicht in den Schredder. Sonderstellung haben Rentenversicherungen: Den Versicherungsschein sollten Sie über die Ansparphase hinaus abheften.

Welche Belege kann ich entsorgen?

Zuwendungsbestätigungen, Quittungen aus der Apotheke oder über Büromaterial – all das sind Belege, die Sie mit Ihrer Steuererklärung an das Finanzamt schicken. Sobald Sie Ihren Steuerbescheid bekommen haben und dieser weder vorläufig ist noch Fehler enthält, können Sie die Quittungen und Belege in den Papierkorb werfen. Ausnahme: Sie geben Ihre Steuererklärung elektronisch ab. Dann müssen Sie die Belege bis zur "Bestandskraft des Steuerbescheids" aufbewahren – also bis zum Ablauf der Einspruchsfrist. Legen Sie Einspruch gegen Ihren Steuerbescheid ein, müssen Sie die Belege natürlich auch noch aufbewahren, bis der Sachverhalt geklärt ist.

Welche Regeln gibt es bei Kontoauszügen?

Eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen für Privatpersonen gibt es nur in wenigen Ausnahmefällen. Aber: Kontoauszüge können als Nachweis für viele andere Zahlungen wie Miete oder Handwerkerrechnungen dienen. Banken empfehlen deshalb, Kontoauszüge drei Jahre lang aufzubewahren.

Eine der angesprochenen Ausnahmen sind Besserverdiener, die Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr haben. Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist der Kontoauszüge von sechs Jahren.

Was ist mit Handwerkerrechnungen?

Als Mieter oder Hausbesitzer müssen Sie Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern zwei Jahre lang aufbewahren. Wie bei den Kontoauszügen empfehlen Experten aber auch hier eine Aufbewahrungspflicht von drei Jahren. Kommt es zu einem Streitfall, spielen nämlich Verjährungsfristen eine große Rolle – und die Verjährungsfrist liegt in der Regel bei drei Jahren und beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist.

ÜBRIGENS:

Haben Sie Unterlagen verlegt oder versehentlich entsorgt, wenden Sie sich an die zuständige Stelle – also zum Beispiel Ihre Bank oder Ihren Versicherer – und bitten Sie um Ersatz. Das Nachbestellen selbst ist in der Regel unproblematisch, Sie müssen nur in vielen Fällen mit hohen Gebühren für den Ersatz rechnen.

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