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Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

In Geschäften oder Betrieben kann das Finanzamt unangekündigt auftauchen, um eine Kassen-Nachschau durchzuführen. Aber was heißt das?

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Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Sie stehen in Ihrem Ladengeschäft, und der vermeintliche Kunde vor Ihnen ist gar kein Kunde – sondern ein Finanzbeamter. Er wolle bei Ihnen jetzt eine Kassen-Nachschau durchführen, lässt er Sie wissen. Soll heißen: Er möchte Ihre schriftliche Kassenbuchführung sehen und zudem einen intensiven Blick in die Kasse werfen. Sie fragen sich, ob er das so spontan und ohne vorherige Ankündigung seines Besuchs darf. Antwort: Ja, auch wenn es möglicherweise unangenehm oder gerade unpassend ist – das Finanzamt ist zu einer solchen Kassen-Nachschau berechtigt.

Wann ist eine Kassen-Nachschau möglich?

Zum 1. Januar 2018 wurde die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch das Finanzamt geschaffen. Betroffen sind vor allem Betriebe, in denen häufig mit Bargeld bezahlt wird und somit eine Ladenkasse beziehungsweise eine Registrierkasse vorhanden ist. Gute Beispiele sind Bäckereien und Metzgereien, aber auch diverse Einzelhandelsgeschäfte, Friseure oder Restaurants sowie Bars und Kneipen, außerdem Tankstellen, Kioske und viele mehr. Auch bei Taxametern, Wegstreckenzählern und Geldspielgeräten kann eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden.

Zu einer Kassen-Nachschau dürfen die Prüfer des Finanzamts zu den üblichen Arbeitszeiten beziehungsweise Geschäftszeiten des jeweiligen Betriebs erscheinen. In einer Kneipe oder einem Restaurant etwa ist also auch eine Kassen-Nachschau am Abend möglich und beispielsweise in einem Modeladen durchaus an einem Samstag.

Wichtig: Grundsätzlich können Sie eine Kassen-Nachschau verweigern. Allerdings kann der Vertreter des Finanzamts dann direkt zu einer Betriebsprüfung beziehungsweise einer sogenannten Außenprüfung übergehen. Eine solche darf er nämlich ohne vorherige Ankündigung schriftlich anordnen, wenn ihm etwas verdächtig vorkommt. Und eine solche Überprüfung können Sie dann nicht mehr verweigern.

Übrigens

Seit Ende 2016 werden mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ bestimmte Sicherheitseinrichtungen für Kassen verlangt. Dadurch sollen Manipulationen vermieden werden. Die Kassen-Nachschau ist eine Ergänzung dazu.

Wie läuft eine Kassen-Nachschau ab?

Zunächst sollten Sie sich vom Vertreter des Finanzamts den Dienstausweis und eine schriftliche Ermächtigung für die Kassen-Nachschau zeigen lassen. Er wird dann sämtliche schriftlichen und digitalen Aufzeichnungen sowie die Kasse selbst in Augenschein nehmen. Er kann aber auch verlangen, digitale Aufzeichnungen übermittelt oder auf einen Datenträger kopiert zu bekommen, um sie später in Ruhe im Büro zu prüfen. Vor Ort kontrolliert er auch, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert. Einen Kassensturz darf er ebenfalls verlangen, das liegt in seinem Ermessen. Die Geschäftsräume durchsuchen, darf er nicht. Und auch private Bereiche sind für ihn tabu.

Sollten Sie als Chef oder Geschäftsführer – also als der Steuerpflichtige – nicht anwesend sein, kann das Finanzamt trotzdem eine Kassen-Nachschau durchführen. Der Prüfer darf sich dann an die Mitarbeiter wenden. Allerdings sollten nur Mitarbeiter Auskünfte geben, die dazu die rechtliche Befugnis von Ihnen als Geschäftsführer beziehungsweise Inhaber erhalten haben.

Was sind mögliche Folgen der Kassen-Nachschau?

Stößt der Prüfer bei der Kassen-Nachschau auf Unregelmäßigkeiten, kann er sofort zu einer Betriebsprüfung übergehen. Er muss lediglich schriftlich darauf hinweisen. Ansonsten gilt: Mängel an Ihrer Buchführung und/oder Kassenführung können zu Bußgeldern führen. Denkbar ist auch, dass das Finanzamt aufgrund seiner Erkenntnisse Ihre Besteuerungsgrundlage schätzt. Und sollten Einnahmen offensichtlich aus Vorsatz nicht erfasst worden sein, könnte das Finanzamt im schlimmsten Fall auch den Vorwurf der Steuerhinterziehung erheben. Spätestens dann tritt auch die Steuerfahndung auf den Plan.

Übrigens

Sollte der vermeintliche Mitarbeiter des Finanzamts eine Kassen-Nachschau durchführen wollen, kann oder will Ihnen aber keinen Dienstausweis zeigen, sollten sie skeptisch werden. Dann kann als Rückversicherung ein Anruf beim Finanzamt helfen. Und will der vermeintliche Prüfer gar Bußgelder sofort und in Bargeld von Ihnen kassieren, handelt es sich um einen Betrüger.

Wichtig: Lohnsteuerhilfevereine dürfen bei Einkünften aus selbstständiger Arbeit nicht beraten. Das regelt das Steuerberatungsgesetz (Beratungsbefugnis, § 4 Nr. 11 StBerG). Wenn Sie steuerliche Fragen im Rahmen Ihrer Selbstständigkeit haben, wenden Sie sich am besten an einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin.

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Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams der VLH. Es erfolgt keine Beratung zu Themen, die außerhalb der steuerlichen Beratungsbefugnis eines Lohnsteuerhilfevereins liegen. Eine Beratungsleistung im konkreten Einzelfall kann nur im Rahmen der Begründung einer Mitgliedschaft und ausschließlich innerhalb der Beratungsbefugnis nach § 4 Nr. 11 StBerG erfolgen.