Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Sie stehen in Ihrem Ladengeschäft, und der vermeintliche Kunde vor Ihnen ist gar kein Kunde – sondern ein Finanzbeamter. Er wolle bei Ihnen jetzt eine Kassen-Nachschau durchführen, lässt er Sie wissen. Soll heißen: Er möchte Ihre schriftliche Kassenbuchführung sehen und zudem einen intensiven Blick in die Kasse werfen. Sie fragen sich, ob er das so spontan und ohne vorherige Ankündigung seines Besuchs darf. Antwort: Ja, auch wenn es möglicherweise unangenehm oder gerade unpassend ist – das Finanzamt ist zu einer solchen Kassen-Nachschau berechtigt.

Wann ist eine Kassen-Nachschau möglich?

Zum 1. Januar 2018 wurde die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch das Finanzamt geschaffen. Betroffen sind vor allem Betriebe, in denen häufig mit Bargeld bezahlt wird und somit eine Ladenkasse beziehungsweise eine Registrierkasse vorhanden ist. Gute Beispiele sind Bäckereien und Metzgereien, aber auch diverse Einzelhandelsgeschäfte, Friseure oder Restaurants sowie Bars und Kneipen, außerdem Tankstellen, Kioske und viele mehr. Auch bei Taxametern, Wegstreckenzählern und Geldspielgeräten kann eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden.

Zu einer Kassen-Nachschau dürfen die Prüferinnen und Prüfer des Finanzamts zu den üblichen Arbeitszeiten beziehungsweise Geschäftszeiten des jeweiligen Betriebs erscheinen. In einer Kneipe oder einem Restaurant etwa ist also auch eine Kassen-Nachschau am Abend möglich und in einem Modegeschäft durchaus auch an einem Samstag.

Wichtig: Grundsätzlich können Sie eine Kassen-Nachschau verweigern. Allerdings können die Vertreter/innen des Finanzamts dann direkt zu einer Betriebsprüfung beziehungsweise einer sogenannten Außenprüfung übergehen. Eine solche dürfen sie nämlich ohne vorherige Ankündigung schriftlich anordnen, wenn ihnen etwas verdächtig vorkommt. Und eine solche Überprüfung können Sie dann nicht mehr verweigern.

Wie läuft eine Kassen-Nachschau ab?

Zunächst sollten Sie sich vom Vertreter oder von der Vertreterin des Finanzamts den Dienstausweis und eine schriftliche Ermächtigung für die Kassen-Nachschau zeigen lassen. Dann werden sämtliche schriftlichen und digitalen Aufzeichnungen sowie die Kasse selbst in Augenschein genommen. Er oder sie kann von Ihnen aber auch verlangen, digitale Aufzeichnungen zu übermittelt oder auf einen Datenträger zu kopieren für eine spätere Prüfung. Vor Ort wir auch kontrolliert, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert. Einen Kassensturz darf er oder sie ebenfalls verlangen. Die Geschäftsräume dürfen allerdings nicht durchsucht werden. Und auch private Bereiche sind für tabu.

Sollten Sie als Chef/in oder Geschäftsführer/in – also als der Steuerpflichtige oder die Steuerpflichtige – nicht anwesend sein, kann das Finanzamt trotzdem eine Kassen-Nachschau durchführen. Der Prüfer oder die Prüferin darf sich dann an die Mitarbeitenden wenden. Allerdings sollten nur Beschäftigte Auskünfte geben, die dazu die rechtliche Befugnis von Ihnen als Geschäftsführer/in beziehungsweise Inhaber/in erhalten haben.

Was sind mögliche Folgen der Kassen-Nachschau?

Stoßen die Prüfenden bei der Kassen-Nachschau auf Unregelmäßigkeiten, können sie sofort zu einer Betriebsprüfung übergehen. Es gilt: Mängel an Ihrer Buchführung und/oder Kassenführung können zu Bußgeldern führen. Denkbar ist auch, dass das Finanzamt aufgrund der aktuellen Erkenntnisse Ihre Besteuerungsgrundlage schätzt. Und sollten Einnahmen offensichtlich aus Vorsatz nicht erfasst worden sein, könnte das Finanzamt im schlimmsten Fall auch den Vorwurf der Steuerhinterziehung ins Spiel bringen. Spätestens dann tritt auch die Steuerfahndung auf den Plan.