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Von der Dienstreise in den Urlaub

Zuerst zur Fortbildung, dann in den Urlaub: Das ist teilweise steuerlich absetzbar - sogar wenn der Partner dabei ist.

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Nehmen wir mal an, Sie müssen auf eine zweitägige Fortbildung in den Schwarzwald fahren. Anschließend verbringen Sie dort drei Tage Urlaub. Dann gilt Ihre Reise steuerrechtlich als "gemischte Aufwendung".

Davon können Sie die Hinfahrt mit dem Zug, die erste Übernachtung und die Verpflegung für die beiden Fortbildungstage als Werbungskosten von der Steuer absetzen, sollte Ihr Arbeitgeber diese Kosten nicht übernehmen.

Dienst- und Urlaubsreise verbinden

Möglich macht das ein Urteil des Großen Senats des Bundesfinanzhofs vom September 2009. Vorher galt das sogenannte Aufteilungs- bzw. Abzugsverbot: Nur bei einer lupenreinen Dienstreise gab es Geld vom Staat zurück. Das hat sich jetzt geändert.

Nach wie vor gilt: Wer ausschließlich eine Dienstreise macht, ohne Urlaubstage davor oder danach, der kann auch die vollen Kosten dafür bei der Steuer als Werbungskosten angeben – sofern sie nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab.

Wer den Partner auf Dienstreise mitnimmt, muss die Kosten aufteilen

Wenn Sie Ihren Partner mit auf eine berufliche Reise nehmen und sowohl Geschäftstermine als auch private Ausflüge unternehmen, handelt es sich um eine private Mitveranlassung der Reise. Sie dürfen dann nur den beruflich veranlassten Reisekostenanteil steuerlich geltend machen. Das entschied der Bundesfinanzhof in einem Urteil vom 24.08.2012 (Aktenzeichen III B 21/12, NV).

Entscheidend ist, exakt nach dem beruflich bzw. privat veranlassten Zeitanteil aufzuteilen. Die Teilnahme des Lebens- oder Ehepartners an dieser Reise ändert nichts am Aufteilungsmaßstab bzw. führt zu keiner geringeren Berücksichtigung der Kosten für die Hin- und Rückreise.

Der konkrete Fall: Eine hauptberuflich tätige Sozialpädagogin reiste mit ihrem Lebensgefährten nach Neuseeland, Australien und Chile, um in dem von ihr verfassten Roman die Orte der Romanhandlungen aufzusuchen. Dabei unternahm sie zum einen erwerbsbedingte Recherchen in den jeweiligen Stadtarchiven wie auch privat veranlasste Stadtbesichtigungen und Ausflüge.

In einem anderen Fall hatte ein Steuerberater seine Ehefrau mit auf Dienstreise genommen. Mit dem Argument, dass Sie ihn beruflich bei der Aufnahme und Pflege von Kontakten unterstützen würde, wollte er auch ihre Reisekosten steuerlich absetzen. Das Finanzgericht Münster gab der Klage nicht statt und urteilte, dass Aufwendungen für berufliche Veranstaltungen für Mitreisende nicht absetzbar sind, wenn sie fachlich keine Vorbildung haben und in keinem Angestellten- oder Arbeitsverhältnis zum Dienstreisenden stehen (Aktenzeichen 2 K 2355/18E). Erschwerend kam in diesem Fall noch hinzu, dass die Reise in ein touristisch attraktives Land ging und die Ehefrau an vielen Freizeitangeboten rund um die Veranstaltung teilnahm.

Unser Tipp:

Unterteilen Sie Ihre Kosten genau und nachvollziehbar in private Ausgaben und berufliche Aufwendungen. Die eindeutigen Dienstreisekosten zählen Sie anschließend zusammen und tragen Sie in der Anlage N unter "Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" ein. Außerdem sollten Sie Tagungsprogramme, Seminarunterlagen, Essensbelege usw. aufhaben, falls das Finanzamt Nachfragen hat.

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