Verpflegungsmehraufwand – was ist das?
Wer beruflich mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann Verpflegungskosten pauschal absetzen. Der Betrag richtet sich nach der Länge der Reise.
Im Normalfall geht eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer im Auftrag der Firma auf Dienstreise, weshalb die Kosten dafür in der Regel auch von der Firma übernommen werden. Das gilt meistens auch für Übernachtung und Verpflegung.
Ist dies nicht der Fall, können sie sowohl die anfallenden Kosten für Fahrten und Hotel von der Steuer absetzen, als auch den Verpflegungsmehraufwand. Letzteres funktioniert über die Verpflegungspauschale.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?
Seit Januar 2020 gilt: Für eine Dienstreise, die mehr als acht Stunden dauert, kann man pauschal 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen. Für eine längere Abwesenheit über 24 Stunden können 28 Euro geltend gemacht werden. Und für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise gewährt der Fiskus jeweils 14 Euro als Verpflegungspauschale.
Zahlt Ihnen Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber eine Mahlzeit, müssen Sie die ermittelten Verpflegungspauschalen kürzen, und zwar für ein Frühstück um 20 Prozent sowie für ein Mittag- und ein Abendessen um jeweils 40 Prozent der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das heißt seit Januar 2020: Sie müssen 5,60 Euro abziehen, wenn Sie ein Frühstück erhalten haben und jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Ob Sie die Mahlzeit tatsächlich gegessen haben, ist dabei egal.
Übrigens
Manchmal wird der Verpflegungsmehraufwand einfach mit VMA abgekürzt.
Die Verpflegungspauschbeträge im Überblick:
| Dauer der Reise | Bis 2019 | Neu ab 2020 |
| 24 Stunden | 24 Euro | 28 Euro |
| mehr als 8 Stunden | 12 Euro | 14 Euro |
| An- und Abreisetag | 12 Euro | 14 Euro |
Die neuen Verpflegungspauschalen gelten seit dem 1. Januar 2020. Machen Sie Ihre Steuererklärung für 2019 oder früher, müssen Sie noch die alten Regeln anwenden.
Übrigens:
Der Verpflegungsmehraufwand wird Ihnen als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer in der Regel von Ihrem Unternehmen ausgezahlt und ist in Höhe der aktuellen Verpflegungspauschbeträge auch steuerfrei. In den meisten Firmen gibt es dafür ein vorgefertigtes Formular. Nach Ihrer Reise zahlt Ihnen dann Ihr Unternehmen die Verpflegungspauschale, die Ihnen zusteht, genauso wie die Fahrtkosten und eine eventuelle Hotelrechnung aus.
Welche Verpflegungspauschalen gelten bei einer Auslandsdienstreise?
Wenn Sie eine Dienstreise ins Ausland machen, gilt je Land eine andere Verpflegungspauschale. Reisen Sie beispielsweise in die USA nach New York, dürfen Sie für den An- und Abreisetag 44 Euro ansetzen. Für einen 24-Stunden-Aufenthalt gelten 66 Euro Verpflegungspauschale (Stand 2023). Dabei gilt: Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes entscheidend. Das Gleiche gilt bei einer mehrtägigen Reise in verschiedene Staaten für den Abreisetag.
Kompliziert wird es, wenn Sie bei einer Rundreise durch verschiedene Staaten die Verpflegungspauschale für den Anreisetag beziehungswiese die Zwischentage berechnen wollen. Hier ist nämlich der Ort maßgebend, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben. Reisen Sie beispielsweise an einem Tag von Paris nach Kopenhagen und erreichen Ihr Ziel um 23 Uhr, dann gilt die Verpflegungspauschale für Dänemark. Kommen Sie jedoch erst um 1 Uhr nachts an, müssen Sie die Pauschale für Frankreich ansetzen.
Eine aktuelle Tabelle mit allen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland finden Sie beim Bundesfinanzministerium. Wichtig: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nur, wenn Ihr Unternehmen Ihnen die Kosten erstattet. Wollen Sie die Übernachtungskosten in die Steuererklärung eintragen, müssen Sie die tatsächliche Hotelrechnung angeben.
Übrigens:
Für die in der Tabelle nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Verpflegungspauschbetrag maßgebend.
Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?
Anders als bei Ihren Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten wird Ihnen der Verpflegungsmehraufwand bei längerfristigen Dienstreisen nur für die ersten drei Monate angerechnet.
Unterbrechen Sie Ihre Auswärtstätigkeit für vier Wochen, können Sie erneut drei Monate lang Verpflegungspauschalen absetzen. Auch eine Krankheit oder einen langen Urlaub wird Ihr Finanzamt als vierwöchige Unterbrechung gelten lassen.
Übrigens:
Die Dreimonatsfrist beginnt nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen in der Woche aufgesucht wird.
Was gilt für Lkw-Fahrer/innen?
Auch für Lastkraftwagen-Fahrerinnen und -Fahrer gelten die aktuellen Verpflegungspauschalen. Zusätzlich zum Verpflegungspauschbetrag können sie seit 2020 eine Übernachtungspauschale nutzen, wenn sie in ihrer Kabine übernachten. Mehr dazu in unserem Artikel Trucker können Kosten für Raststätten absetzen.
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