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Verpflegungsmehraufwand – was ist das?

Wer beruflich mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann Verpflegungskosten pauschal absetzen. Der Betrag richtet sich nach der Länge der Reise.

Im Normalfall geht eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer im Auftrag der Firma auf Dienstreise, weshalb die Kosten dafür in der Regel auch von der Firma übernommen werden. Das gilt meistens auch für Übernachtung und Verpflegung. Dafür gibt es dann häufig eine Dienstreiseabrechnung.

Ist dies nicht der Fall, können sie sowohl die anfallenden Kosten für Fahrten und Hotel von der Steuer absetzen, als auch den Verpflegungsmehraufwand. Letzteres funktioniert über die Verpflegungspauschale.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?

Seit Januar 2020 gilt: Für eine Dienstreise, die mehr als acht Stunden dauert, kann man pauschal 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen (ab 2024 sind es laut Bundestagsbeschluss 16 Euro, wenn der Bundesrat zustimmt). Für eine längere Abwesenheit über 24 Stunden können 28 Euro geltend gemacht werden (geplant sind 32 Euro ab 2024). Und für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise gewährt das Finanzamt jeweils 14 Euro als Verpflegungspauschale (geplant sind 16 Euro ab 2024). 

Zahlt Ihnen Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber eine Mahlzeit, müssen Sie die ermittelten Verpflegungspauschalen kürzen, und zwar für ein Frühstück um 20 Prozent sowie für ein Mittag- und ein Abendessen um jeweils 40 Prozent der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Ob Sie die Mahlzeit tatsächlich gegessen haben, ist dabei egal.

Übrigens

Manchmal wird der Verpflegungsmehraufwand einfach mit VMA abgekürzt.

Die Verpflegungspauschbeträge im Überblick:

Dauer der Reise Bis 2019 Ab 2020 Ab 2024 (geplant)
24 Stunden 24 Euro 28 Euro 32 Euro
mehr als 8 Stunden 12 Euro 14 Euro 16 Euro
An- und Abreisetag 12 Euro 14 Euro 16 Euro

Die aktuellen Verpflegungspauschalen gelten seit dem 1. Januar 2020. Machen Sie Ihre Steuererklärung für 2019 oder früher, müssen Sie noch die alten Regeln anwenden.

Übrigens:

Der Verpflegungsmehraufwand wird Ihnen als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer in der Regel von Ihrem Unternehmen ausgezahlt und ist in Höhe der aktuellen Verpflegungspauschbeträge auch steuerfrei. In den meisten Firmen gibt es dafür ein vorgefertigtes Formular. Nach Ihrer Reise zahlt Ihnen dann Ihr Unternehmen die Verpflegungspauschale, die Ihnen zusteht, genauso wie die Fahrtkosten und eine eventuelle Hotelrechnung aus. In solchen Fällen müssen Sie nichts dazu in der Steuererklärung eintragen, denn Sie dürfen die Kosten natürlich auch nicht doppelt geltend machen.

Welche Verpflegungspauschalen gelten bei einer Auslandsdienstreise?

Wenn Sie eine Dienstreise ins Ausland machen, gilt je Land eine andere Verpflegungspauschale. Reisen Sie beispielsweise in die USA nach New York, dürfen Sie für den An- und Abreisetag 44 Euro ansetzen. Für einen 24-Stunden-Aufenthalt gelten 66 Euro Verpflegungspauschale (Stand 2024). Dabei gilt: Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes entscheidend. Das Gleiche gilt bei einer mehrtägigen Reise in verschiedene Staaten für den Abreisetag.

Kompliziert wird es, wenn Sie bei einer Rundreise durch verschiedene Staaten die Verpflegungspauschale für den Anreisetag beziehungsweise die Zwischentage berechnen wollen. Hier ist nämlich der Ort maßgebend, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben. Reisen Sie beispielsweise an einem Tag von Paris nach Kopenhagen und erreichen Ihr Ziel um 23 Uhr, dann gilt die Verpflegungspauschale für Dänemark. Kommen Sie jedoch erst um 1 Uhr nachts an, müssen Sie die Pauschale für Frankreich ansetzen.

Eine aktuelle Tabelle mit allen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland finden Sie beim Bundesfinanzministerium. Wichtig: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nur, wenn Ihr Unternehmen Ihnen die Kosten erstattet. Wollen Sie die Übernachtungskosten in die Steuererklärung eintragen, müssen Sie die tatsächliche Hotelrechnung angeben.

Übrigens:

Für die in der Tabelle nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Verpflegungspauschbetrag maßgebend. 

Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Anders als bei Ihren Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten wird Ihnen der Verpflegungsmehraufwand bei längerfristigen Dienstreisen nur für die ersten drei Monate angerechnet. 

Unterbrechen Sie Ihre Auswärtstätigkeit für vier Wochen, können Sie erneut drei Monate lang Verpflegungspauschalen absetzen. Auch eine Krankheit oder einen langen Urlaub wird Ihr Finanzamt als vierwöchige Unterbrechung gelten lassen. 

Übrigens:

Die Dreimonatsfrist beginnt nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen in der Woche aufgesucht wird.

Was gilt für Lkw-Fahrer/innen?

Auch für Lastkraftwagen-Fahrerinnen und -Fahrer gelten die aktuellen Verpflegungspauschalen. Zusätzlich zum Verpflegungspauschbetrag können sie seit 2020 eine Übernachtungspauschale nutzen, wenn sie in ihrer Kabine übernachten. Mehr dazu in unserem Artikel Trucker können Kosten für Raststätten absetzen

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Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams der VLH. Es erfolgt keine Beratung zu Themen, die außerhalb der steuerlichen Beratungsbefugnis eines Lohnsteuerhilfevereins liegen. Eine Beratungsleistung im konkreten Einzelfall kann nur im Rahmen der Begründung einer Mitgliedschaft und ausschließlich innerhalb der Beratungsbefugnis nach § 4 Nr. 11 StBerG erfolgen.

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