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So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab

Benzin, Hotel, Essen: Wer beruflich unterwegs ist, hat Ausgaben. Falls der Chef die Kosten nicht übernimmt, hilft der Fiskus – zum Beispiel mit der Dienstreisepauschale.

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So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab.

Bernhard hält im Namen seines Arbeitgebers regelmäßig Seminare, deutschlandweit. Da sein Chef die Kosten für Benzin und Übernachtung nicht übernimmt, springt der Fiskus ein. Denn Arbeitnehmer, die für ihren Beruf oder ihre berufliche Weiterbildung Geld ausgeben, werden vom Staat unterstützt – sie erhalten Steuervorteile. 

Das heißt: Bernhard bekommt vom Finanzamt einen gewissen Teil seiner Dienstreisekosten am Ende des Jahres erstattet oder anders gesagt, er kann seine Kosten von der Steuer absetzen. Alle Kosten rund um die Dienstreise zählen zu den Werbungskosten.

Wann gilt eine Reise als Dienstreise?

Um die Kosten einer Reise als Werbungskosten absetzen zu dürfen, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Es handelt sich wirklich um eine Dienstreise, also um eine Reise im Interesse des Arbeitgebers. Dazu gehören beispielsweise Dienstfahrten zu Kunden oder Außendienstfahrten, Einsatzwechseltätigkeiten (beispielsweise bei Montagearbeitern), die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen oder Kongressen sowie der Besuch von Messen, Märkten oder Ausstellungen. Auch als Dienstreise gelten Exkursionen, Studienfahrten, Expeditionen und andere Forschungsreisen sowie Ausflüge und Klassenfahrten von Lehrern bzw. Kursleitern.

  2. Man ist entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs oder benutzt seinen privaten Pkw für die Dienstfahrt. Keine Steuervorteile gewährt das Finanzamt, wenn ein Dienstwagen benutzt wird, da alle Neben- und Zusatzkosten des Fahrzeugs bereits vom Arbeitgeber getragen werden.

Bernhard erfüllt diese Bedingungen und kann daher alle Reisekosten in seine Steuererklärung eintragen. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. 

Übrigens:

Seit 2008 wird im Steuerrecht gemeinhin der Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ verwendet, wenn es um Dienstreisen oder Einsatzwechseltätigkeiten geht. Ein Unterschied wird nicht mehr gemacht.

Dienstfahrt: Kilometerpauschale oder individueller Kilometer-Kostensatz

Jeder Steuerzahler hat bei einer Dienstfahrt die Wahl, ob er seinen Steuervorteil mittels der Kilometerpauschale für Dienstfahrten, kurz Dienstreisepauschale, oder über den individuellen Kilometer-Kostensatz berechnen will. Letzterer ist etwas aufwändig, lohnt sich aber für Arbeitnehmer, die dienstlich viel unterwegs sind und deren Pkw teuer im Unterhalt ist.

So rechnen Sie mit der Dienstreisepauschale

Die Höhe des staatlichen Steuervorteils hängt vom Fahrzeug ab. Für das eigene Auto erstattet das Finanzamt 30 Cent pro Kilometer, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug - dazu zählen Motorrad, Motorroller und Moped - 20 Cent. Wer mit dem Fahrrad unterwegs ist, geht leer aus.

Vor 2014 galt: Jeden gefahrenen Kilometer einer Dienstreise unterstützte der Staat mit mindestens fünf und höchstens 30 Cent, für die Fahrt mit dem eigenen Motorrad gab es 13 Cent. Sollte eine Dienstreise tatsächlich nah genug sein, um mit dem Moped oder gar Fahrrad anzureisen, erhielt man acht Cent bzw. fünf Cent pro Kilometer.

Übrigens:

Ein großer Vorteil der Dienstreisepauschale ist, dass Sie wirklich jeden gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei der Nutzung der Pendlerpauschale nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) berechnet werden.

So rechnen Sie mit dem individuellen Kilometer-Kostensatz

Bernhard ist sehr häufig auf Dienstreise und fährt einen recht teuren Wagen, daher macht er sich die Mühe und prüft zunächst, wie viele Kilometer er im Jahr dienstlich unterwegs war: 20.000 Kilometer. 15.000 Kilometer ist er privat gefahren. Das kann Bernhard so genau nachweisen, weil er ein Fahrtenbuch geführt hat. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Steuer ABC Wozu ein Fahrtenbuch? Und wie funktioniert’s? 

Anschließend listet Bernhard alles auf, was er über das Jahr für sein Auto bezahlen musste:

Kostenarten Betrag im Jahr
Kfz-Steuer    400 Euro

Versicherungen
(Kasko, Haftpflicht, Rechtschutz)

 1.500 Euro
Garagen- oder Parkplatzmiete    600 Euro
Wartung, Reparatur, Pflege  1.500 Euro

Benzinkosten

 2.500 Euro
Absetzung für Abnutzung des Wagens (AfA)  5.000 Euro
Summe insgesamt 11.500 Euro

Seinen individuellen Kilometer-Kostenersatz errechnet Bernhard nun folgendermaßen:

1. Schritt:

 

11.500 Euro : 35.000 jährlich gefahrene Kilometer = 0,33 Cent pro Kilometer

 

2. Schritt

 

0,33 Cent pro Kilometer x 20.000 dienstlich gefahrene Kilometer = 6.600 Euro

 

Die Summe von 6.600 Euro kann Bernhard als Werbungskosten absetzen.

Übrigens:

Bernhard muss alle Kosten für sein Auto nachweisen können, nur dann kann er den individuellen Kostensatz anwenden. Daher hebt Bernhard alle Belege und Nachweise auf, um am Ende des Jahres die für ihn vorteilhafteste Methode wählen zu können.

So viel Steuererleichterung gibt es für Ihre Verpflegung und Übernachtung

Bernhard muss seine Verköstigung während der Dienstreise selbst zahlen, daher unterstützt ihn der Staat mit einer Pauschale für die Verpflegung.  Wichtig ist, dass Bernhard die ab 2014 geltenden, höheren Verpflegungspauschalen beachtet: Für eine Dienstreise, die mehr als acht Stunden dauert, kann Bernhard pauschal zwölf Euro von der Steuer absetzen, gleiches gilt für den An- und Abreisetag, unabhängig von der Dauer der Reise an diesen Tagen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

Übrigens:

Die Übernachtungskosten kann Bernhard ebenfalls steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, muss er die Belege allerdings sammeln.

Reisenebenkosten: Diese Kosten eine Dienstreise sind auch absetzbar

Wenn Bernhard während seiner Dienstreise weitere berufliche Ausgaben hat, kann er auch diese steuerlich geltend machen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Eintrittskarten für Messen oder Ausstellungen
  • Ausgaben für Straßenmaut und Parkgebühren
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • Telefonate und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartnern
  • Eventuelle Schadensersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls
  • Eine Reisegepäckversicherung oder die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck

Seine Reiseausrüstung wie Koffer oder Bekleidung sowie Kosten für Minibar oder Pay-TV sind hingegen Privatausgaben, an denen sich der Fiskus nicht beteiligt. Ist Bernhard allerdings länger als eine Woche auf Dienstreise, darf er die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch mit seiner Familie absetzen.

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