Beratersuche starten
Berater suchen

So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab

Benzin, Hotel, Essen: Wer beruflich unterwegs ist, hat Reisekosten. Falls die Firma die Kosten nicht übernimmt, hilft der Fiskus – zum Beispiel mit der Kilometerpauschale.

Arne hält im Namen seines Unternehmens regelmäßig Seminare, deutschlandweit. Da seine Firma die Kosten für Benzin und Übernachtung nicht übernimmt, springt der Fiskus ein. Denn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die für ihren Beruf oder ihre berufliche Weiterbildung Geld ausgeben, werden vom Staat unterstützt – sie erhalten Steuervorteile. 

Das heißt: Arne kann seine Reisekostenabrechnung für die Dienstreisen am Ende des Jahres von der Steuer absetzen - und zwar als Werbungskosten.

1. Wann gilt eine Reise als Dienstreise?

Um die Kosten einer Reise als Werbungskosten absetzen zu dürfen, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Es handelt sich wirklich um eine Dienstreise, also um eine Reise im Interesse der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Dazu gehören beispielsweise Dienstfahrten zu Kund/innen oder Außendienstfahrten, Einsatzwechseltätigkeiten (beispielsweise bei Montagearbeitern), die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen oder Kongressen sowie der Besuch von Messen, Märkten oder Ausstellungen. Ebenfalls als Dienstreise gelten Exkursionen, Studienfahrten, Expeditionen und andere Forschungsreisen sowie Ausflüge und Klassenfahrten von Lehrkräften bzw. Kursleiter/innen.
     
  2. Man ist entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs oder benutzt den privaten Pkw für die Dienstfahrt. Keine Steuervorteile gewährt das Finanzamt, wenn ein Dienstwagen benutzt wird, da alle Neben- und Zusatzkosten des Fahrzeugs bereits von der Arbeitgeberin oder vom Arbeitgeber getragen werden.
     
  3. Arbeitgeberin oder Arbeitgeber kommen nicht für die Reiskostenabrechnung der Dienstreise auf. Tun sie dies doch, muss eine etwaige Fahrtkostenerstattung in der Steuererklärung angegeben beziehungsweise mit den Dienstreisekosten verrechnet werden. 

Arne erfüllt diese Bedingungen und kann daher alle Reisekosten in seine Steuererklärung eintragen. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. 

Übrigens:

Seit 2008 wird im Steuerrecht gemeinhin der Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ verwendet, wenn es um Dienstreisen oder Einsatzwechseltätigkeiten geht. Ein Unterschied wird nicht mehr gemacht. Weitere Infos zu dem Thema finden Sie in unseren Artikeln zum Reisekostenrecht und zur ersten Tätigkeitsstätte.

2. Reisekosten: Kilometerpauschale oder individueller Kilometer-Kostensatz

Jede Steuerzahlerin und jeder Steuerzahler hat bei einer Dienstreise die Wahl, ob der Steuervorteil mittels der Kilometerpauschale für Dienstfahrten, kurz Dienstreisepauschale, oder über den individuellen Kilometer-Kostensatz berechnet wird. Letzterer ist etwas aufwändig, lohnt sich aber für alle, die dienstlich viel unterwegs sind und deren Pkw teuer im Unterhalt ist.

So rechnen Sie mit der Kilometerpauschale

Die Höhe des staatlichen Steuervorteils hängt vom Fahrzeug ab. Für das eigene Auto erstattet das Finanzamt 30 Cent pro Kilometer, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug - dazu zählen Motorrad, Motorroller und Moped - 20 Cent. Wer mit dem Fahrrad unterwegs ist, erhält keine Kilometerpauschale und geht leer aus.

Übrigens:

Ein großer Vorteil der Kilometerpauschale ist, dass Sie wirklich jeden gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei der Nutzung der Entfernungspauschale nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) berechnet werden.

So rechnen Sie mit dem individuellen Kilometer-Kostensatz

Arne ist sehr häufig auf Dienstreise und fährt einen recht teuren Wagen, daher macht er sich die Mühe und prüft zunächst, wie viele Kilometer er im Jahr dienstlich unterwegs war: 20.000 Kilometer. 15.000 Kilometer ist er privat gefahren. Das kann Arne so genau nachweisen, weil er ein Fahrtenbuch geführt hat.

Anschließend listet Arne alles auf, was er über das Jahr für sein Auto bezahlen musste:

Kostenarten Betrag im Jahr
Kfz-Steuer    400 Euro

Versicherungen
(Kasko, Haftpflicht, Rechtschutz)

 1.500 Euro
Garagen- oder Parkplatzmiete    600 Euro
Wartung, Reparatur, Pflege  1.500 Euro

Benzinkosten

 2.500 Euro
Absetzung für Abnutzung des Wagens (AfA)  5.000 Euro
Summe insgesamt 11.500 Euro

Seinen individuellen Kilometer-Kostenersatz errechnet Arne nun folgendermaßen:

1. Schritt:

 

11.500 Euro : 35.000 jährlich gefahrene Kilometer = 0,33 Cent pro Kilometer

 

2. Schritt

 

0,33 Cent pro Kilometer x 20.000 dienstlich gefahrene Kilometer = 6.600 Euro

 

Die Summe von 6.600 Euro kann er als Werbungskosten absetzen.

Übrigens:

Arne muss alle Kosten für sein Auto nachweisen können, nur dann kann er, statt der Kilometerpauschale, den individuellen Kostensatz anwenden. Daher hebt er alle Belege und Nachweise auf, um am Ende des Jahres die für ihn vorteilhafteste Methode wählen zu können.

3. So viel Steuererleichterung gibt es für Ihre Verpflegung und Übernachtung

Arne muss seine Verköstigung während der Dienstreise selbst zahlen, daher unterstützt ihn der Staat mit einer Pauschale für die Verpflegung. Welche Verpflegungspauschalen aktuell gelten, lesen Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

Übrigens:

Die Übernachtungskosten kann Bernhard ebenfalls steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, muss er die Hotel-Belege allerdings sammeln.

4. Reisenebenkosten: Diese Kosten einer Dienstreise sind auch absetzbar

Wenn Bernhard während seiner Dienstreise weitere berufliche Ausgaben hat, kann er auch diese steuerlich geltend machen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Eintrittskarten für Messen oder Ausstellungen
  • Ausgaben für Straßenmaut und Parkgebühren
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • Telefonate und Schriftverkehr mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
  • Eventuelle Schadensersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls
  • Eine Reisegepäckversicherung oder die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck

Seine Reiseausrüstung wie Koffer oder Bekleidung sowie Kosten für Minibar oder Pay-TV sind hingegen Privatausgaben, an denen sich der Fiskus nicht beteiligt. Ist Arne allerdings länger als eine Woche auf Dienstreise, darf er die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch mit seiner Familie absetzen.

5. Leerfahrten von der Steuer absetzen

Wer auf Dienstreise geht und vom Ehepartner zum Bahnhof oder Flughafen gebracht wird, kann ebenso die Kilometerpauschale nutzen, also sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt von der Steuer absetzen. Die Rückfahrt ohne Partner wird als „Leerfahrt“ bezeichnet. Eine Leerfahrt kann man jedoch nur absetzen, wenn der Ehepartner im Rahmen einer Auswärtstätigkeit unterwegs ist, sich also auf einer Dienstreise befindet. Eine Leerfahrt zur täglichen Arbeitsstätte, etwa wenn man den Partner zur Arbeit bringt, wird nicht anerkannt. Hier wird lediglich mit der Entfernungspauschale die einfache Wegstrecke abgegolten.

Mit anderen teilen

Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams der VLH. Es erfolgt keine Beratung zu Themen, die außerhalb der steuerlichen Beratungsbefugnis eines Lohnsteuerhilfevereins liegen. Eine Beratungsleistung im konkreten Einzelfall kann nur im Rahmen der Begründung einer Mitgliedschaft und ausschließlich innerhalb der Beratungsbefugnis nach § 4 Nr. 11 StBerG erfolgen.

Das sagen unsere Mitglieder

★★★★★
★★★★★
4,5 von 5 Sternen
(15.294 Bewertungen)
Die Meinung unserer Mitglieder ist uns wichtig. Daher führen wir regelmäßig Zufriedenheitsumfragen durch. Weitere Informationen