Wozu ein Fahrtenbuch? Und wie funktioniert’s?

Für private Fahrten mit dem Dienstwagen müssen Sie Steuern zahlen. Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen erhalten Sie Geld zurück. Wenn Sie dem Finanzamt genau aufschlüsseln wollen, wann Sie dienstlich unterwegs waren, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen.

Für wen eignet sich das Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch rechnet sich für Sie, wenn Sie beruflich viel unterwegs sind. Damit ist nicht gemeint, dass Sie einen weiten Weg zu Ihrer festen Arbeitsstätte haben, sondern dass Sie zu vielen verschiedenen Kunden bzw. Kundinnen, Filialen oder Baustellen und ähnliches fahren müssen.

• Für Dienstwagenfahrer/innen gilt: Das Fahrtenbuch lohnt sich umso mehr, je niedriger die Gesamtkosten für den Firmenwagen sind. Wenn beispielsweise das Auto bereits abgeschrieben wurde oder ein Gebrauchtwagen ist, wenn Sie als Arbeitnehmer/in die Benzinkosten selbst zahlen oder wenn Sie eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet haben, dann sollten Sie Fahrtenbuch führen. Ansonsten fahren Sie mit der alternativen 1-Prozent-Regelung besser.
• Nutzen Sie für die beruflichen Fahrten Ihren privaten Wagen, lohnt sich das Fahrtenbuch nur, wenn Ihr Auto sehr teuer in Anschaffung und Unterhalt ist, sodass Sie auf einen Kilometer-Kostensatz von über 0,30 Euro pro Kilometer kommen. Mehr dazu in unserem Artikel So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab.

Wie funktioniert ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch soll zeigen, wie viele private und wie viele berufliche Fahrten Sie machen. Schließlich sollen Sie nur für Ihre Privatfahrten mit dem Firmenwagen Lohnsteuern zahlen und nur für die Dienstfahrten mit dem privaten Wagen Steuererleichterungen bekommen. Jede einzelne Fahrt muss also getrennt nach beruflichem und privatem Zweck notiert werden.

Wie führe ich ein Fahrtenbuch richtig?

Ein Fahrtenbuch muss laut Einkommensteuergesetz „zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen“.

Wichtig: Mit Bleistift ausgefüllte Fahrtenbücher werden nicht anerkannt. Denn mit Bleistift eingetragene Angaben können leicht nachträglich verändert werden. Aber auch ein Fahrtenbuch, das in einer anderen manipulierbaren Form erstellt ist – zum Beispiel mit einer Excel-Tabelle –, wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Das gilt für alle Fahrtenbücher, die nachgebessert, verändert oder überschrieben werden können.

Grundsätzlich gilt: Tragen Sie jede Fahrt am besten direkt nach Ihrer Ankunft ins Fahrtenbuch ein. Denn Sie müssen Ihr Fahrtenbuch ununterbrochen das ganze Jahr führen und die Fahrten chronologisch aufschreiben. Tun Sie das nicht, ist es wahrscheinlich, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch nicht anerkennt. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) als oberstes deutsche Steuergericht bereits mehrfach in Urteilen deutlich gemacht.

Welche Fahrten müssen ins Fahrtenbuch?

Die meisten Informationen müssen Sie eintragen, wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers bzw. Ihrer Arbeitgeberin unterwegs sind: Datum, konkretes Reiseziel, Reisezweck und den Kilometerstand nach der Fahrt, am besten auch die Abfahrts- und Rückkehrzeiten. Denn für die Zeit beim Kunden bzw. der Kundin oder auf der Baustelle gibt es gegebenenfalls Verpflegungspauschbeträge. Hintergründe über die pauschalen Steuervergünstigungen für Dienstreisende erfahren Sie in unserem Top Thema So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab.

Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte müssen Sie auch vermerken. Bei Ihren Privatfahrten brauchen Sie allerdings nur die gefahrenen Kilometer anzugeben.

Kann ich mein Fahrtenbuch auch elektronisch führen?

Laut Gesetzgeber muss ein Fahrtenbuch eine übersichtliche äußere Form haben und in sich geschlossen sein, damit die Angaben nicht nachträglich verändert werden können. Am besten ist ein gebundenes Buch oder Heft. In Schreibwarengeschäften gibt es vorgefertigte Fahrtenbücher, die Ihnen das Eintragen erleichtern. Eine Kombination aus handschriftlichen Eintragungen und beigefügten Computerausdrucken widerspricht dieser Anforderung. Das hat der BFH bereits in einem Urteil vom 13. November 2012 ein weiteres Mal betont (Aktenzeichen VI R 3/12).

Elektronische Fahrtenbücher sind nur dann erlaubt, wenn auch hier nachträglich nichts manipuliert werden kann. Eine Excel-Tabelle zum Beispiel geht nicht: Es ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und Zellen oder ganze Zeilen können nachträglich einfach und ohne Nachweis hinzugefügt werden.

Was passiert, wenn ich das Fahrtenbuch nicht richtig führe?

Wenn Sie nur eine Anforderung nicht erfüllen, kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ablehnen. Dann wird Ihr Dienstwagen nach der 1-Prozent-Regelung versteuert.

Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen dürfen Sie maximal mit 0,30 Euro pro Kilometer kalkulieren, wenn Ihr Fahrtenbuch nicht anerkannt wird – ohne Rechnungen und Belege kann es sogar sein, dass Sie gar keine Fahrtkosten absetzen dürfen.

Einmal Fahrtenbuch, immer Fahrtenbuch?

Sie können jedes Jahr neu entscheiden, wie Sie Ihre Dienstfahrten beim Finanzamt abrechnen wollen. Gleiches gilt, wenn Sie ein neues Auto vom Chef bzw. der Chefin bekommen. Dann können Sie sich auch wieder neu entscheiden, welche Methode Sie wählen.