Arbeitszimmer: Kosten für das Home-Office absetzen

Manche Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ganz oder teilweise von zu Hause aus zu arbeiten. Und in der Corona-Pandemie gab es sogar eine Pflicht zum mobilen Arbeiten, wenn keine Gründe dagegen sprachen. Neudeutsch wird dieses Prinzip Home-Office oder Homeoffice genannt. Doch kann man die Kosten für das heimische Arbeitszimmer von der Steuer absetzen?

Tatsächlich ist es so, dass der Fiskus nur unter bestimmten Voraussetzungen einen steuerlichen Abzug der Kosten für das heimische Arbeitszimmer als Werbungskosten erlaubt. 

Wichtig: Seit ein paar Jahren gibt es eine Homeoffice-Pauschale, die ab 2023 erhöht und entfristet wurde. Heute heißt sie einfach Tagespauschale. Diese ist unabhängig von einem "richtigen" Arbeitszimmer. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Was bringt mir die Homeoffice-Pauschale? 

Kosten für das Arbeitszimmer absetzen: So geht’s

Ab der Steuererklärung 2023 gibt es nur noch eine Möglichkeit, die Kosten für ein Arbeitszimmer abzusetzen: Das Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit sein. Wenn das so ist, können Sie alle Kosten vollständig von der Steuer absetzen.

Ebenfalls seit 2023 können Sie alternativ auch eine feste Jahrespauschale von 1.260 Euro ansetzen. Dann müssen Sie die tatsächlichen Kosten nicht genau ausrechnen. Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre tatsächlichen Kosten höher sind als die Pauschale. Falls ja, sollten Sie diese angeben, damit Sie mehr Steuern sparen. 

Egal ob Pauschale oder tatsächliche Kosten: Sie dürfen diese nur für die Monate ansetzen, in denen Ihr Arbeitszimmer wirklich der Mittelpunkt Ihrer Arbeit war. Wenn das zum Beispiel nur acht Monate lang der Fall war, dürfen Sie auch nur für 8 Monate die Kosten berechnen. Bei der Pauschale wären das zum Beispiel 840 Euro (1.260 Euro geteilt durch 12 Monate mal 8 Monate).

Wenn das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt Ihrer Arbeit war, können Sie ab dem Steuerjahr 2023 nur noch die Homeoffice-Pauschale nutzen. Diese beträgt 6 Euro pro Arbeitstag, höchstens jedoch für 210 Arbeitstage im Jahr. Auch hier sind maximal 1.260 Euro absetzbar.

Bis 2022 zwei Möglichkeiten das Arbeitszimmer abzusetzen

1. Home-Office ist Mittelpunkt der Tätigkeit: Kosten für das Arbeitszimmer unbegrenzt absetzen – bis 2022

Wer komplett von zu Hause aus arbeitet (mindestens über 50 Prozent), wie beispielsweise Schriftsteller/innen, Künstler/innen oder freie Journalisten und Journalistinnen, konnte die Kosten für das Arbeitszimmer unbegrenzt von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Ihr Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit sein, und Sie dürfen Ihre Arbeit nicht an einem anderen Ort außerhalb Ihrer Wohnung oder Ihres Hauses ausüben. Diese Regelung gilt seit 2023 weiterhin.

2. Kein Arbeitsplatz im Unternehmen: 1.250 Euro pro Jahr für das Arbeitszimmer absetzen – bis 2022 

Wer für bestimmte Tätigkeiten keinen eigenen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber hatte, konnte bis 2022 die Kosten des heimischen Arbeitszimmers von der Steuer absetzen – allerdings nur bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr. Das bedeutete: Lagen Ihre tatsächlichen Kosten unter dem Höchstbetrag, konnten Sie auch nur diese Kosten in der Steuererklärung eintragen.

Von dieser Regelung profitierten zum Beispiel Außendienstmitarbeiter/innen, Handelsvertreter/innen oder Lehrer/innen. Letztere haben beispielsweise in der Schule oft keinen eigenen Arbeitsplatz und müssen entsprechend das Home-Office zur Korrektur von Klausuren oder der Vor- und Nachbereitung des Unterrichts nutzen.

Damit das Finanzamt die Kosten für Einrichtung, Strom oder Miete auch tatsächlich anerkannte, musste der Raum büromäßig eingerichtet sein und durfte ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt werden. Die Kosten für eine Arbeitsecke im Wohnzimmer waren damit nicht absetzbar. 

Wichtig: Der Höchstbetrag von 1.250 Euro war personenbezogen. Hatten Sie eventuell zwei oder mehr Arbeitszimmer an verschiedenen Orten, konnten Sie dennoch maximal den Höchstbetrag in der Steuererklärung angeben. Dafür konnten aber verschiedene Personen, die dasselbe oder zwei Arbeitszimmer nutzten, jeweils 1.250 Euro geltend machen, sofern Sie die jeweiligen Aufwendungen auch getragen hatten.

Diese Kosten gehören dazu

Grundsätzlich sind alle Kosten, die Sie direkt oder anteilig Ihrem Arbeitszimmer zuordnen können, auch von der Steuer absetzbar. So gehören zum Beispiel Schreibtisch, Schreibtischstuhl und Leselampe fraglos zum Arbeitszimmer, sind also direkt zuordenbar und können in voller Höhe als Arbeitsmittel abgesetzt werden. Das geht sogar wenn Sie kein Arbeitszimmer zuhause haben. Bei Kosten wie Miete, Strom oder Heizung sieht das etwas anders aus: Diese Kosten fallen für die gesamte Wohnung an – dementsprechend müssen Sie ausrechnen, wie hoch die anteiligen Kosten des Arbeitszimmers sind. Nur dieser Teil kann in der Steuererklärung eingetragen werden.

Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick:

Anteil des Arbeitszimmers ermitteln

Um den Anteil Ihres Arbeitszimmers an Ihrer Wohnung ermitteln zu können, müssen Sie etwas rechnen. Die Formel sieht wie folgt aus:

Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche der Wohnung x 100 = Arbeitszimmeranteil in Prozent

Ein Rechenbeispiel

Konrad ist Schriftsteller. Seine Wohnung hat eine Wohnfläche von 120 m². Sein Arbeitszimmer hat 10 m². Er rechnet:

10 m² / 120 m² x 100 = 8,33 %

Das bedeutet, dass Konrad von seinen Kosten für Miete und Nebenkosten 8,33 Prozent in der Steuererklärung eintragen kann. Alternativ kann er seit 2023 die Jahrespauschale von 1.260 Euro nutzen.

Arbeitsecke ist normalerweise nicht absetzbar

Seit vielen Jahren stand die Frage im Raum, ob die Kosten für eine Arbeitsecke, also zum Beispiel das "Arbeitszimmer Wohnzimmer", anteilig von der Steuer abgesetzt werden können. Der Große Senat des Bundesfinanzhofs hat mit einem Urteil, das am 27. Januar 2016 veröffentlicht wurde (GrS 1/14), zu dieser Frage klar Stellung bezogen: Die Kosten für eine Arbeitsecke dürfen nicht in der Steuererklärung eingetragen werden. Doch wie gesagt: Dafür gibt es jetzt die Homeoffice-Pauschale, die seit 2023 fest im Steuergesetz verankert ist.

Unfall im Homeoffice: Genauso versichert wie im Unternehmen

Von Homeoffice spricht man offiziell nur, wenn das Ganze in einem häuslichen Arbeitszimmer stattfindet. Die korrekte Bezeichnung für ein vorübergehendes Arbeiten von zu Hause aus, zum Beispiel wegen der Corona-Krise, wird als mobiles Arbeiten bezeichnet. Für beide Varianten gilt seit Mitte Juni 2021: Wer im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten einen Unfall hat, ist genauso versichert wie bei einem Unfall im Unternehmen. Auch auf Wegen außerhalb der sogenannten Betriebswege ist man damit nun besser abgesichert. Dafür hat die Bundesregierung eine Änderung im Sozialgesetzbuch beschlossen (§ 8 SGB VI Betriebsrätemodernisierungsgesetz).

Bis dahin galt: Im Homeoffice beziehungsweise beim mobilen Arbeiten war man bei der eigentlichen beruflichen Tätigkeit versichert sowie beim Zurücklegen von Wegen, die mit dieser Tätigkeit in direkter Verbindung standen; zum Beispiel, wenn man in einen anderen Raum musste, um an den Drucker zu gelangen. Kein Versicherungsschutz bestand hingegen auf anderen Wegen: Der Gang ins Bad oder zur Toilette war ebenso wenig versichert wie der Abstecher in die Küche, um sich etwas zum Trinken oder Essen zu holen. Und auch für die Fahrt beispielsweise zur Kindertagesstätte bestand bislang nur ein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz, wenn das Kind auf dem Weg zur Arbeitsstätte hingebracht beziehungsweise abgeholt wurde.

Auch Gang zur Küche oder Toilette im Homeoffice abgesichert

Mit der Änderung und Ergänzung des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes wurde diese Lücke im Juni 2021 geschlossen. Darin heißt es: "Wird die versicherte Tätigkeit im Haushalt der Versicherten oder an einem anderen Ort ausgeübt, besteht Versicherungsschutz im gleichen Umfang wie bei der Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte."

Das bedeutet: Wenn Sie im Homeoffice sind, sich beispielsweise in der Küche etwas zu trinken holen oder zur Toilette gehen und dabei stürzen, besteht für Sie der vollumfängliche gesetzliche Unfallversicherungsschutz. Ebenso gilt das für den Fall, dass Sie während der Arbeit im Homeoffice ihr Kind in der Kita abholen und dabei einen Unfall erleiden.

Arbeitszimmer an den Chef vermieten

Manchmal kommt es vor, dass Arbeitnehmer/innen ihr Arbeitszimmer an den Chef vermieten. Für diesen Spezialfall hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) im April 2019 extra ein BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem geklärt wird, wie diese besondere Situation einkommensteuerrechtlich beurteilt werden muss. Dabei kommt es nämlich ganz darauf an, "in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung erfolgt":

• Ist es so, dass das Arbeitszimmer in erster Linie dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin dient, weil er bzw. sie beispielsweise auch einen Arbeitsplatz im Betrieb hat, es aber angenehmer findet im Homeoffice zu arbeiten, dann sind die Mieteinnahmen als Arbeitslohn zu versteuern.
   
• Dreht sich die Situation um und die Vorteile für den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin überwiegen, dann gelten die Einnahmen des Arbeitnehmendes als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn es im Unternehmen keinen Arbeitsplatz für den Arbeitnehmenden gibt und auch kein anderes Büro angemietet werden konnte. Zwischen Arbeitnehmer/in und Arbeitgeber/in gibt es dann in der Regel auch einen richtigen Mietvertrag.