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Verpflegungsmehraufwand – was ist das?

Wer beruflich mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann seine Verpflegungskosten pauschal absetzen. Der Betrag richtet sich nach der Länge der Reise.

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Im Normalfall geht ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Chefs auf Dienstreise, weshalb die Kosten dafür in der Regel von der Firma übernommen werden. Das gilt meistens auch für Übernachtung und Verpflegung.

Ist dies nicht der Fall, können Sie sowohl die anfallenden Kosten für Fahrten und Hotel von der Steuer absetzen, als auch den Verpflegungsmehraufwand. Dies funktioniert über die Verpflegungspauschale.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?

Seit Januar 2020 gilt: Für eine Dienstreise, die mehr als acht Stunden dauert, kann man pauschal 14 Euro (zuvor 12 Euro) als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen. Für eine längere Abwesenheit über 24 Stunden können 28 Euro geltend gemacht werden (zuvor 24 Euro).

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise gewährt der Fiskus jeweils zwölf Euro als Verpflegungspauschale.

Übrigens

Manchmal wird der Verpflegungsmehraufwand einfach mit VMA abgekürzt.

Die Verpflegungspauschbeträge im Überblick:

Dauer der ReiseBis 2019Neu ab 2020
24 Stunden24 Euro28 Euro
mehr als 8 Stunden12 Euro14 Euro
An- und Abreisetag12 Euro14 Euro

Die neuen Verpflegungspauschalen gelten seit dem 1. Januar 2020. Machen Sie Ihre Steuererklärung für 2019 oder früher, müssen Sie noch die alten Regeln anwenden.

Übrigens:

Der Verpflegungsmehraufwand wird Ihnen als Arbeitnehmer in der Regel von Ihrem Arbeitgeber ausgezahlt. In den meisten Unternehmen gibt es dafür ein vorgefertigtes Formular. Nach Ihrer Reise zahlt Ihnen dann Ihr Unternehmen die Verpflegungspauschale, die Ihnen zusteht, genauso wie die Fahrtkosten und eine eventuelle Hotelrechnung aus.

Welche Verpflegungspauschalen gelten bei einer Auslandsdienstreise?

Wenn Sie eine Dienstreise ins Ausland machen, gilt je Land eine andere Verpflegungspauschale. Reisen Sie beispielsweise in die USA nach New York, dürfen Sie für den An- und Abreisetag 39 Euro ansetzen. Für einen 24-Stunden-Aufenthalt gelten 58 Euro Verpflegungspauschale (Stand 2020). Dabei gilt: Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes entscheidend. Das Gleiche gilt bei einer mehrtägigen Reise in verschiedene Staaten für den Abreisetag.

Kompliziert wird es, wenn Sie bei einer Rundreise durch verschiedene Staaten die Verpflegungspauschale für den Anreisetag beziehungswiese die Zwischentage berechnen wollen. Hier ist nämlich der Ort maßgebend, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben. Reisen Sie beispielsweise an einem Tag von Paris nach Kopenhagen und erreichen Ihr Ziel um 23 Uhr, dann gilt die Verpflegungspauschale für Dänemark. Kommen Sie jedoch erst um 1 Uhr nachts an, müssen Sie die Pauschale für Frankreich ansetzen. Eine aktuelle Tabelle mit allen Verpflegungspauschbeträgen je Land finden Sie beim Bundesfinanzministerium.

Übrigens:

Für die in der Tabelle nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Verpflegungspauschbetrag maßgebend.

Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Anders als bei Ihren Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten wird Ihnen der Verpflegungsmehraufwand bei längerfristigen Dienstreisen nur für die ersten drei Monate angerechnet.

Unterbrechen Sie Ihre Auswärtstätigkeit für vier Wochen, können Sie erneut drei Monate lang Verpflegungspauschalen absetzen. Auch eine Krankheit oder einen langen Urlaub wird Ihr Finanzamt als vierwöchige Unterbrechung gelten lassen. 

Was gilt für Lkw-Fahrer?

Auch für Lastkraftwagen-Fahrer gelten die aktuellen Verpflegungspauschalen. Zusätzlich zum Verpflegungspauschbetrag können sie seit 2020 eine Übernachtungspauschale nutzen, wenn sie in ihrer Kabine übernachten. Mehr dazu in unserem Artikel Trucker können Kosten für Raststätten absetzen

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