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So können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen

Nicht nur Unternehmer können Geschäftsessen von der Steuer absetzen. Auch Arbeitnehmer/innen dürfen Ausgaben für geselliges Beisammensein unter Umständen bei der Steuer geltend machen.

So können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen

Ein Unternehmer oder eine Unternehmerin, der bzw. die Geschäftspartner/innen oder Mitarbeiter/innen zu Essen und Getränken einlädt, kann diese Ausgaben in der Steuererklärung angeben. Für Selbstständige zählen Bewirtungskosten zu den Betriebsausgaben  – also Ausgaben, die für den Betrieb nötig sind. Betriebsausgaben vermindern die Steuer, die der Unternehmer oder die Unternehmerin zahlen muss.

Angestellte haben zwar keine Geschäftspartner/innen, die sie einladen können. Dennoch dürfen sie unter bestimmten Umständen auch Ausgaben für Speis und Trank von der Einkommensteuer absetzen. In diesem Fall heißen sie nicht Betriebsausgaben, sondern Werbungskosten – was im Prinzip dasselbe ist. Es geht um Kosten rund um den Beruf.

Auch Angestellte können Bewirtungskosten haben

Der Reihe nach: Bis vor einigen Jahren konnten Arbeitnehmende keine Bewirtungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Doch die Gerichte haben in letzter Zeit mehrfach zu Gunsten von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen entschieden, die ihre Bewirtungsbelege mit der Steuererklärung eingereicht haben. Voraussetzung ist, dass die Kosten in engem Zusammenhang mit der Arbeit stehen müssen.

Einfach nur ein geselliges Beisammensein unter Kollegen und Kolleginnen zählt leider nicht dazu. Aber eine Einladung anlässlich eines Geschäftsabschlusses, einer Beförderung und anderer besonderer Gelegenheiten schon.

Wenn Sie beispielsweise eine Versetzung oder ein Dienstjubiläum haben und das in der Teeküche am Arbeitsplatz mit den Kollegen und Kolleginnen feiern, dann können Sie die Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Nicht gültig ist, wenn Sie mit Kollegen und Kolleginnen ausgehen, um Ihren Geburtstag oder Ihre Hochzeit nachzufeiern – das ist Ihr Privatvergnügen und das müssen Sie selbst bezahlen. Ebenso eine Feier bei Ihnen zuhause. 

Der Knackpunkt: Den beruflichen Anlass nachweisen

Damit es glaubhaft ist, dass es sich um einen beruflichen Anlass handelt, ist wichtig, dass Sie nicht nur ausgewählte Personen einladen. Also zum Beispiel nicht nur einzelne Freunde unter den Kollegen und Kolleginnen, sondern die ganze Abteilung. Das geschieht am besten per E-Mail an alle. Der Zeitpunkt der Bewirtung liegt idealerweise am Rande der Arbeitszeit oder in der Mittagspause – und nicht etwa am Wochenende.

Wenn Sie kein festes Gehalt bekommen, sondern ein provisionsabhängiges Einkommen haben, wird es noch ein bisschen leichter, Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen. Eine berufliche Veranlassung glaubt Ihnen das Finanzamt in diesem Fall noch eher. Die Bewirtungskosten dienen oft dem Zweck, Ihre erfolgsabhängigen Bezüge zu steigern oder stabil zu halten, indem Sie die guten Beziehungen zu Kunden und Kundinnen, Ihren unterstellten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen oder Ihren Geschäftspartnern und -partnerinnen pflegen. Allerdings müssen Sie auch in diesem Fall den beruflichen Anlass fürs Finanzamt genau nachweisen.

Unser Tipp: 

Das Sammeln von Belegen für Essen, Getränke oder Catering lohnt sich nur, wenn Sie übers Jahr betrachtet hohe Werbungskosten haben.

Das Finanzamt erkennt seit 2022 für jeden Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin sowieso 1.200 Euro pro Jahr (ab Steuerjahr 2023 sind es 1.230 Euro) als Werbungskostenpauschale an. Das bedeutet, wenn Ihre Ausgaben rund um den Job unter 1.200 Euro liegen, brauchen Sie keine Quittungen aufbewahren und nichts weiter nachweisen. Von Ihrem Gehalt oder Lohn wird für die Steuererklärung pauschal eine Summe von 1.200 Euro abgezogen – auch dann, wenn Sie gar nicht so hohe Ausgaben hatten. Das senkt Ihre zu zahlende Lohnsteuer.

Nur wenn Sie mit ihren Ausgaben rund um die Arbeit über eine Summe von 1.200 Euro im Jahr kommen, sollten Sie alles genau auflisten. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie durch Ihre Pendelstrecke hohe Fahrtkosten haben.

Das bedeutet aber auch: Wenn Sie nur die Ausgaben für Bewirtung hatten, ansonsten aber keine nennenswerten Werbungskosten nachweisen können, dann können Sie sich die Mühe sparen, den Beleg beim Finanzamt einzureichen.

So muss ein Bewirtungsbeleg aussehen

Für die Belege, die Unternehmer/innen beim Finanzamt einreichen, gelten ziemlich strenge Regeln. Sie müssen folgende Punkte enthalten, damit sie anerkannt werden:

  • Anlass der Bewirtung, und zwar so genau wie möglich – „Geschäftsessen“ genügt nicht
  • Die Namen der bewirteten Personen, evtl. ihre berufliche Funktion
  • Datum und Unterschrift des Gastgebers bzw. der Gastgeberin
  • Die korrekte Rechnung des Restaurants, der Catering-Firma und so weiter: Die Rechnung muss maschinell erstellt sein und eine Registriernummer enthalten. Außerdem müssen die verzehrten Speisen und Getränke genau aufgelistet sein, und der Rechnungsbetrag muss den Mehrwertsteuersatz und eine Gesamtsumme enthalten. Das Datum und die Adresse des Restaurants müssen ebenfalls auf der Rechnung stehen.

Bei den Werbungskosten für Arbeitnehmer/innen gelten meist nicht ganz so strenge Regeln. Da in dem Fall die Bewirtung in der Regel nicht in einem Restaurant stattgefunden hat, gibt es möglicherweise nur Einkaufsbelege oder die Rechnung eines Catering-Service. Diese genügen als Nachweis.

Das gilt für Trinkgelder oder Garderobenkosten

Trinkgelder im üblichen Umfang dürfen Sie ebenfalls zu Ihren Kosten hinzuzählen. Am besten quittieren die Servicekräfte den erhaltenen Betrag. Aber auch ohne eine solche Quittung können Sie das Trinkgeld notieren und mit Ihren Belegen einreichen.

Haben Sie als Selbstständige/r Ihre Geschäftskollegen und -kolleginnen in ein Restaurant oder ähnliches eingeladen, dann zählen auch die Gebühren für die Garderobe zu den Bewirtungskosten.

In diesen Fällen sind nur 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzbar

Für die betrieblichen Bewirtungskosten bei Selbständigen gilt: 30 Prozent der Ausgaben sind nicht von der Steuer absetzbar. Sie essen schließlich selbst mit und sparen dadurch Geld für den Haushalt. Daher erkennt das Finanzamt nur 70 Prozent der Kosten an. Das gilt allerdings lediglich für die Bewirtung von Geschäftspartnern und -partnerinnen.

Bei der Verköstigung von Kollegen, Kolleginnen und Mitarbeitenden ist das anders. Hier handelt es sich um eine Bewirtung aus „beruflichem“ Anlass. Daher können Sie die Kosten in der tatsächlich entstandenen Höhe bei der Steuererklärung angeben.

Unser Tipp:

Wenn das Finanzamt ihre Bewirtungskosten als Arbeitnehmer/in nicht anerkennt, sollten Sie binnen eines Monats Einspruch einlegen und auf die Urteile des Bundesfinanzhofs hinweisen.

Die Entscheidung, was Sie als Ihre Werbungskosten angeben wollen ist Ihnen zu kompliziert? Sie wollen sich nicht mit einem Einspruch gegen Ihren Steuerbescheid abmühen? Unsere Beraterinnen und Berater helfen Ihnen gerne und übernehmen auch die Kommunikation mit dem Finanzamt. Über unsere Beratersuche finden Sie eine Beratungsstelle in Ihrer Nähe.

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Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams der VLH. Es erfolgt keine Beratung zu Themen, die außerhalb der steuerlichen Beratungsbefugnis eines Lohnsteuerhilfevereins liegen. Eine Beratungsleistung im konkreten Einzelfall kann nur im Rahmen der Begründung einer Mitgliedschaft und ausschließlich innerhalb der Beratungsbefugnis nach § 4 Nr. 11 StBerG erfolgen.

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