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Wie Betriebsausgaben Ihre Steuern vermindern

Gewerbetreibende oder Kleinunternehmer können Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Was zählt dazu, was nicht?

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Betriebskosten oder Betriebsausgaben sind, wie der Name schon sagt, die Ausgaben eines Unternehmens. Es gibt sie daher nur für Selbstständige, Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte. Die Betriebsausgaben mindern den Gewinn, damit verringern sie auch die zu zahlende Steuer.

Dabei gibt es nur wenige Vorgaben, welche oder wie hohe Ausgaben erlaubt sind. Nur so viel: Die Betriebsausgaben müssen durch die geschäftliche Tätigkeit veranlasst sein. Sie als Gewerbetreibender oder Selbstständiger bestimmen, wie viel Sie ausgeben wollen und wofür. Wenn der Dienstwagen das neueste Modell der Elektro-Luxusklasse sein soll und nicht der sparsame Kleinwagen mit Verbrennungsmotor, dann ist das grundsätzlich allein Ihre Entscheidung. Sie dürfen die Ausgaben in jedem Fall geltend machen.

Als Betriebskosten gelten, wie gesagt, alle Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Beispiele sind:

  • Beiträge für Berufsverbände
  • Büro-Kosten (Raummiete, Stromkosten, Geräte-Kosten, Reinigung, Büromaterial usw.)
  • Kraftfahrzeug-Kosten, soweit betrieblich veranlasst
  • Personalkosten
  • Finanzierungskosten (Darlehenszinsen, Bankgebühren)
  • Fortbildungskosten
  • Abschreibungen
  • Beraterkosten (Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsberater)
  • Prozesskosten
  • Schäden – wie zum Beispiel Diebstähle oder Unfälle mit dem Geschäftsfahrzeug
  • Betriebssteuern (Umsatzsteuer, Kfz-Steuer usw.)
  • Kosten für Werbung Geschäftsreisen

Was zählt nicht zu den Betriebsausgaben?

Ob das Finanzamt Ihre Betriebskosten anerkennt, steht auf einem anderen Blatt. Die entscheidenden Begriffe sind „notwendig, angemessen, allgemein üblich, zweckmäßig“. Mit der Finanzbehörde könnten Sie Streit bekommen um luxuriöse Dinge wie Golfclub-Mitgliedschaften, superteure Dienstreisen oder allzu aufgemotzte Geschäftswagen. Hier gibt es je nach Branche, in der Sie tätig sind, einen gewissen Spielraum, was als angemessen oder allgemein üblich gelten mag. Wenn Ihre Einnahmen hoch sind, dürfen auch Ihre Aufwendungen kostspieliger sein.

Es gibt jedoch auch Ausgaben, die ohne Ermessensspielraum vom Finanzamt abgelehnt werden. Auf keinen Fall von der Steuer absetzen können Sie Geldbußen und -strafen, Zinsen für Steuerhinterziehung oder Geschenke, die teurer sind als 35 Euro pro Person und Jahr, sofern es Geschenke für Kunden oder Geschäftsfreunde und nicht für Mitarbeitende sind. Auch Bewirtungskosten müssen Sie immer zu 30 Prozent selbst tragen. 70 Prozent dürfen Sie von der Steuer absetzen, wenn Sie einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg vorweisen können.

Steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Ihre Kosten können Sie in den Geschäftsbüchern in voller Höhe eintragen und damit den Gewinn mindern. Steuerrechtlich werden jedoch einige von ihnen nicht anerkannt:

  • Geschenke im Wert von mehr als 35 Euro pro Person und Jahr (an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind)
  • 30 Prozent der (nachgewiesenen und angemessenen) Bewirtungskosten. Das heißt, Sie können 70 Prozent der Bewirtungskosten geltend machen
  • Verpflegungsmehraufwand, der über den Pauschbeträgen liegt
  • Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer (es sei denn, es gibt keinen anderen Arbeitsplatz)
  • Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (es gilt stattdessen die Fahrtkostenpauschale)
  • Kosten für die Lebensführung
  • Steuern, die nicht Betriebssteuern sind
  • Geldbußen und -strafen, Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder
  • Bestechungsgelder (auch im Ausland gezahlte, ortsübliche Bestechungsgelder)
  • Zinsen auf hinterzogene Steuern
  • Zuwendungen an politische Parteien

Bevor Sie loslegen: vorweggenommene Betriebsausgaben

Auch wenn Ihre Selbständigkeit noch gar nicht in die Gänge gekommen ist, können Sie schon Betriebsausgaben haben: Wenn Sie als Gründer Anschaffungen machen müssen oder vorab Fortbildungen und Berater besuchen, einen Kredit aufnehmen, Fachliteratur kaufen – all das sind sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass der zeitliche Zusammenhang noch erkennbar ist. Wenn Sie heute eine teure Kamera kaufen und sich erst in fünf Jahren als Fotograf selbstständig machen, wird das Finanzamt höchstwahrscheinlich nicht erlauben, dass Sie die Kamera von der Steuer absetzen.

Nachträgliche Betriebsausgaben gibt es übrigens nicht. Wenn Sie Ihr Gewerbe oder Ihre Selbstständigkeit beenden, endet auch die steuerliche Abzugsfähigkeit. Es gibt nur wenige Ausnahmen, zum Beispiel Zinszahlungen für einen noch nicht getilgten betrieblichen Kredit.

Gemischte Kosten aufteilen

In der Praxis werden Sie öfters Kosten haben, die nicht ausschließlich privat oder ausschließlich betrieblich sind. Das gilt beispielsweise für die mit dem Geschäftswagen gefahrenen Kilometer oder für Handy-Kosten. Auch Reisekosten können gemischt sein.

Hier dürfen Sie nur den Prozentsatz steuerlich geltend machen, der zu den Betriebskosten gehört. Wenn Sie Ihr Handy zu 60 Prozent betrieblich nutzen und zu 40 Prozent privat, dann können Sie auch nur 60 Prozent der Kosten absetzen.

Private Fahrten mit dem Firmenwagen können Sie entweder über ein Fahrtenbuch nachweisen und auf den Cent genau abrechnen, oder Sie wählen die pauschale Ein-Prozent-Regelung (auch 1%-Regelung). Grundsätzlich erhöht der private Anteil den betrieblichen Gewinn und muss dann mitversteuert werden. Im Einzelfall sollten Sie prüfen, welche der beiden möglichen Methoden für Sie die günstigere ist. Meist ist es das Führen eines Fahrtenbuchs – das ist allerdings auch aufwändiger.

Übrigens: Bei einer möglichen Betriebsprüfung schaut der Prüfer gerne, ob er hier einen Fehler entdecken kann – achten Sie also peinlich genau auf korrekte Einträge, auch wenn es lästig ist. Ein Fehler im Fahrtenbuch führt dazu, dass es als Gesamtes nicht anerkannt wird. In dem Fall wird zwangsweise die 1-%-Regelung angewendet.

Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte werden durch die übliche Pendlerpauschale von 30 Cent je Kilometer (einfache Strecke) abgegolten. Sind Ihre tatsächlichen Kosten höher, handelt es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.

Wichtig: Zweifelsfreie Nachweise

Belege sind alles. Das gilt besonders für Ihre Buchhaltung und Steuererklärung. Achten Sie darauf, dass Sie sehr genau nachweisen können, wieviel Sie an wen und wofür gezahlt haben. Eine unvollständig hingekrakelte Rechnung aus Ihrer Lieblingspizzeria genügt nicht als Nachweis für eine betrieblich bedingte Bewirtung. Datum, anwesende Personen und Anlass gehören ebenfalls auf den Beleg. Das Finanzamt kann jederzeit von Ihnen verlangen, dass Sie die Empfänger von Betriebsausgaben benennen – oder aber die steuerliche Anerkennung ablehnen. Grundsätzlich liegt die Beweislast für die Richtigkeit Ihrer Angaben bei Ihnen.

Es ist also in Ihrem eigenen Interesse, wenn Sie ordentliche Belege sammeln und genau Buch führen über den Mischanteil privater und betrieblicher Ausgaben. Machen Sie Ihre Buchhaltung zeitnah. So sparen Sie sich Ärger beim Einreichen der Steuererklärung – oder bei einer späteren Betriebsprüfung.

Achtung:

Lohnsteuerhilfevereine dürfen bei Einkünften aus selbstständiger Arbeit nicht beraten. Das regelt das Steuerberatungsgesetz (Beratungsbefugnis, § 4 Nr. 11 StBerG). Wenn Sie Fragen zu Betriebsausgaben oder Ihrer Selbstständigkeit haben, wenden Sie sich am besten an einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin.

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