Umsatzsteuer-ID beantragen, prüfen und nutzen

Zusätzlich zur Steuernummer und Steuer-ID können deutsche Unternehmer/innen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., beantragen.

Was ist die USt-Identifikationsnummer?

Die USt-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der EU für die Umsatzsteuer.

Nicht jede/r Unternehmer/in braucht eine Umsatzsteuer-ID. Wer allerdings innerhalb der EU am Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Staaten teilnimmt, muss zwingend eine USt-ID beantragen. Sie spielt eine wichtige Rolle bei der Rechnungsstellung.

Wie ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgebaut?

Der Aufbau der Umsatzsteuer-ID ist recht simpel:

1. Präfix bestehend aus zwei Großbuchstaben des EU-Ländercodes
2. Bis zu zwölf alphanummerische Zeichen

In Deutschland beginnt die Umsatzsteuer-ID entsprechend immer mit einem DE, darauf folgt ein Block mit neun Ziffern – also DE999999999.

Wo kann ich die Umsatzsteuer-ID beantragen?

Unternehmer/innen können die Umsatzsteuer-ID kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Online kann der sogenannte "Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer" ausgefüllt und abgeschickt werden. Die Umsatzsteuer-ID wird dann im Anschluss per Post verschickt.

Bei Kleinunternehmern gibt es eine Sonderregelung: Vor der Beantragung der USt-Identifikationsnummer braucht das BZSt ein Sondersignal vom Finanzamt. Entsprechend sollten sich Kleinunternehmer/innen immer zuerst an das für sie zuständige Finanzamt wenden. In der Regel genügt ein kurzer Anruf.

Wofür brauche ich die Umsatzsteuer-ID?

Sie spielt insbesondere bei der Rechnungsstellung eine Rolle. Unternehmer/innen müssen laut Umsatzsteuergesetz auf Rechnungen entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID angeben. Letztere wird in der Regel bevorzugt, da sie weniger missbrauchsanfällig ist. Gleichzeitig können sich mit der Nummer die Unternehmer gegenseitig signalisieren, dass sie keine Privatpersonen sind. Insgesamt möchte man so den Warenaustausch zwischen Unternehmern innerhalb der EU vereinfachen.

Handeln zwei umsatzsteuerpflichtige Unternehmer/innen innerhalb der EU miteinander, nennt man das innergemeinschaftliche Lieferung oder innergemeinschaftlicher Erwerb. In diesem Fall müssen auf der Rechnung sowohl die USt-ID des liefernden als auch des empfangenden Unternehmens stehen.

Warum? Die Lieferung der Ware ist für das leistende Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit. In der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Der Empfänger oder die Empfängerin der Ware unterliegt der Erwerb allerdings dann der Umsatzsteuer. So verlagert man steuerliche Pflichten bei der Umsatzsteuer ins jeweilige Inland der Unternehmer. Dort ist die Kommunikation mit den Finanzämtern in der Regel leichter. 

Geht es nicht um Waren, sondern um das Erbringen von Dienstleistungen innerhalb der EU, gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren – die umgekehrte Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet, dass nicht der/die Leistungserbringer/in, sondern der/die Leistungsempfänger/in im EU-Ausland die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen muss. 

Wie kann ich die USt-IdNr. prüfen?

Wer sich unsicher ist, ob die Nummer eines Geschäftspartners oder einer Geschäftspartnerin gültig ist, kann die USt-ID durch das MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission prüfen lassen. Jede/r Nutzer/in kann dort eine Anfrage zu einer EU-MwSt-Nummer in einem EU-Land stellt und erhält eine Antwort in Echtzeit.

Bestehen Zweifel an der Gültigkeit, kann man auch eine sogenannte qualifizierte Anfrage an das BZSt richten. Das BZSt teilt dann nach Prüfung mit, ob die Umsatzsteuer-ID sowohl gültig als auch dem angegebenen Unternehmen zuzuordnen ist.